• TECNOLOGÍAS DISRUPTIVAS
    Y LOS ESPACIOS DE EVENTOS

La colaboración y las tecnologías disruptivas son la clave de los futuros espacios de reunión

Autor: Hartmut Kulessa, director de marketing europeo

¿Cuál es el futuro de las reuniones y eventos? El concepto central de ambos espacios es animar a los participantes a generar ideas y conversaciones, además de conformar el pensamiento personal y empresarial. El futuro de los espacios de reunión se basa en la interacción y el intercambio, además de la aplicación práctica y el recuerdo de una experiencia satisfactoria. Innovaciones tales como la tecnología holográfica, la proyección 3D y los espacios de colaboración se utilizarán más que nunca. Pero ¿cómo nos preparamos para esta evolución?

Panasonic está a la vanguardia de la investigación y el debate sobre los espacios de reuniones del futuro. El German Convention Bureau, la European Association of Event Centres y el Instituto Fraunhofer han realizado un estudio para identificar cuáles son los requisitos técnicos y organizativos necesarios para organizar reuniones satisfactorias, quiénes son los diferentes tipos de participantes y el impacto de la tecnología en estos escenarios.

El objetivo del proyecto es comprender cómo se celebrarán las reuniones, las conferencias y los eventos en un plazo de entre cinco y diez años, así como qué tecnologías podrán dar respuesta a las necesidades del futuro espacio de reuniones. Éstas pueden incluir foros interactivos con proyecciones holográficas, conferencias multisitio que utilizan tecnologías de cámara y conferencias co-working con tecnología de pantallas interactivas.

La digitalización y la interacción son dos de las mayores necesidades que surgieron del estudio y deberían contar con el apoyo de tecnologías innovadoras. Éstas podrían incluir proyecciones a gran escala y muros interactivos para que los facilitadores puedan conectarse, visualizar y realizar unas presentaciones más interesantes y memorables para los asistentes. Las pantallas de Panasonic ya permiten la participación simultánea de más de un usuario, utilizando la tecnología multitáctil para que varias personas puedan escribir en ellas al mismo tiempo. Panasonic puede crear pantallas táctiles de gran formato utilizando la tecnología ShadowSense que utiliza sensores para detectar la sombra de un objeto y determinar su ubicación exacta, además de reconocer un máximo de 20 puntos táctiles simultáneos para videowalls de mayor tamaño. La tecnología detecta y conmuta automáticamente entre los distintos dispositivos de entrada, tales como la punta de un dedo, un lápiz óptico o una goma, y permite identificar e ignorar toques accidentales.

La interacción y el uso de las tecnologías digitales son otros factores de éxito identificados en el estudio. Se recomendó el uso de nuevos e innovadores formatos y tecnologías, así como de ayudas de visualización y formatos interactivos para fomentar la transmisión de conocimientos. Panasonic ha introducido recientemente el concepto de «aula ampliada» que, aunque originalmente estaba pensado para el sector educativo, también puede encontrar su espacio en los futuros espacios de reunión. La tecnología de ampliación, desarrollada con socios externos, utiliza proyectores láser cuyos bordes pueden fusionarse para crear una proyección frontal de gran tamaño y múltiples pantallas interactivas instaladas en mesas de trabajo, creando unos espacios de trabajo ideales para grupos reducidos. El contenido de las pantallas más pequeñas puede enviarse a los proyectores principales para facilitar el debate entre grupos y unas reuniones de colaboración totalmente interactivas.

La creación de un entorno colaborativo para las reuniones es una clara tendencia que está emergiendo en el mercado. El informe concluyó que el trabajo conjunto, o la «colaboración», es extremadamente importante a la hora de transmitir conocimientos. Es más sostenible generar nuevos conocimientos conjuntamente

compartiendo información. Los organizadores de eventos no solo deberían fomentar la interacción en el mismo local empleando los formatos y las tecnologías adecuados, sino también compartir contenidos online y hacerlos accesibles. Ello les permitirá concentrarse directamente en cambiar los comportamientos de aprendizaje y enseñanza. En Allied International Bank, hemos creado una gran instalación corporativa con más de 500 pantallas de Panasonic para construir unos espacios «separados» para reuniones informales donde los mensajes se entregan mediante la señalización digital. La instalación audiovisual provocó un cambio en la mentalidad laboral de AIB, ya que se redujo la necesidad de comunicarse constantemente mediante el correo electrónico y se creó un espacio de trabajo flexible que permitió al personal trabajar en grupo, tanto de manera informal como formal. Esta tecnología puede utilizarse para mejorar el espacio de reunión del futuro.

Los resultados del informe también mostraron la necesidad de trabajar en red. Los participantes en los eventos están trabajando en grupo más intensamente y valoran enormemente el intercambio de experiencias, conocimientos y contenidos, ya que la interacción personal continúa una vez finalizado el evento, creando conexiones permanentes.

Otra de las principales conclusiones del estudio fue que, para satisfacer a los asistentes, «los planificadores de eventos deben centrarse en la transmisión de conocimientos, así como en los elementos sorprendentes o disruptivos que provocan un cambio, además de responder individualmente a las necesidades de los diferentes tipos de asistentes». Los asistentes quedan satisfechos con los eventos si han aprendido algo nuevo que pueden aplicar en su trabajo diario y si los eventos les han sorprendido o han provocado algún cambio. También es importante adaptarse a los distintos tipos de asistentes e integrarlos a todos, ya utilicen sistemas analógicos o tecnología más avanzada, sean jóvenes o mayores, discretos o extrovertidos.

La presencia holográfica fue una de las tecnologías identificadas como tendencia emergente para reuniones y eventos en la primera etapa del proyecto de investigación para los futuros espacios de reunión. El año pasado, se utilizaron proyectores de Panasonic para crear una proyección holográfica en el Imperial College de Londres. Los ponentes pudieron interactuar con los estudiantes en tiempo real, responder a sus reacciones y contestar a sus preguntas a través de una conexión de cámara, como si estuvieran en la misma sala. El sistema funciona proyectando una imagen en directo en una pantalla de vidrio, donde se crea una impresión de profundidad utilizando un telón de fondo, un proyector y un monitor. Supone todo un nuevo abanico de oportunidades para la educación y los negocios. Para garantizar una cierta interacción con el público, los ponentes disponían de un monitor de alta definición en un estudio remoto, configurado para que pudieran tener contacto visual con los asistentes y responder a sus preguntas.

Para las empresas de eventos, es una posible forma de atraer a los mejores y más adecuados ponentes para sus eventos sin necesidad de que deban viajar desde la otra punta del mundo, lo cual, además de resultar caro, implica una pérdida de tiempo para las personas y resulta perjudicial para el medio ambiente. En comparación con las «instalaciones holográficas de estilo Fantasma de Pepper», este tipo de tecnología tiene un bajo coste, siendo asequible para las organizaciones de tamaño mediano.

La proyección holográfica podría ayudar a ofrecer un entorno interactivo para conferencias y reuniones, permitiendo a organizaciones de todo el mundo ahorrar dinero al poder celebrar reuniones remotas y sin renunciar al factor humano de disponer del ponente real. En las charlas, seminarios y conferencias pueden participar más asistentes de los que hubieran intervenido si la reunión se hubiera celebrado físicamente, y el público puede participar e intervenir más que mediante una conexión de vídeo.

Los futuros espacios de reuniones y eventos serán más interactivos y se basarán en una tecnología que pueda ofrecer una mejor experiencia a los asistentes. A medida que la tecnología se desarrolla y se perfecciona, es probable que observemos cómo las técnicas de colaboración y las proyecciones holográficas se abren camino en las salas de juntas de todo el mundo.