• Reuniones productivas en el COI de la mano de Panasonic

Reuniones productivas en el COI de la mano de Panasonic

El sistema de video conferencia HD de Panasonic se utiliza para celebrar reuniones entre equipos de distintos países en el Comité Olímpico Internacional

El Comité Olímpico Internacional, con sede en Lausana (Suiza), es la máxima autoridad del Movimiento Olímpico moderno internacional, y organiza los Juegos Olímpicos y los Juegos Juveniles, que se celebran en verano e invierno.

El COI utiliza ampliamente los sistemas de videoconferencia de alta definición de Panasonic para iniciativas de colaboración, reuniones y debates tanto en el seno de la organización como con un amplio conjunto de Comités organizadores de los Juegos Olímpicos de todo el mundo.

Este sistema permite a los equipos del COI salvar fácilmente las fronteras nacionales y mantenerse en contacto, y, como resultado, reducir el tiempo invertido en viajes, así como los costes y las emisiones asociados.

Para grandes organizaciones como el COI, con delegaciones y equipos diseminados por continentes y alrededor del mundo, el coste y las emisiones asociados a los viajes para asistir a reuniones y sesiones de colaboración pueden crecer significativa y rápidamente. La alta calidad de imagen y sonido del sistema de conferencias de Panasonic permite a los equipos estar en diferentes oficinas, pero tener la sensación de que se encuentran en la misma sala y, a la vez, eliminar el tiempo invertido en los viajes y los costes asociados a las reuniones en persona.

El sistema permite a los usuarios móviles participar allí donde se encuentren gracias a la aplicación HDVC Mobile. Entretanto, una exclusiva función de cancelación de eco integrada en el sistema ayuda a reducir el irritante ruido de fondo y el eco de voz tan habitual en muchos sistemas de videoconferencia.

"El sistema se utiliza como un teléfono estándar", apunta David Rodríguez, director de proyecto en el COI. "Todo lo que hay que saber es el nombre del dominio o la IP de la otra persona, por lo que las videoconferencias se utilizan exactamente de la misma forma que usábamos antes los sistemas de conferencia telefónica." 

"No es complicado e iniciar una reunión no lleva mucho tiempo"

 

La utilidad del sistema se ha visto reforzada con la capacidad para celebrar reuniones mientras se muestran imágenes del lugar en el que se encuentra la otra parte y los datos de PC a la vez en uno de tres monitores, lo que permite a todo el mundo ver claramente a qué se hace referencia durante toda la videollamada.

"La responsabilidad del COI de supervisar el desarrollo de los Juegos Olímpicos nos exige estar idealmente en muchos puntos diferentes a la vez", señala Pierre Ducrey, director asociado de los Juegos Olímpicos.

"Obviamente, eso no es posible, por lo que disponer de una forma de comunicación como las videoconferencias de alta definición es un gran paso para nosotros, ya que nos permite mantenernos en contacto con los Comités organizadores de todo el mundo de manera continua y con muy buena calidad."

El sistema produce imágenes de alta definición (1080p) a 60 fotogramas por segundo. Como resultado, los usuarios tienen la sensación de que los participantes de la conferencia están en la misma sala, lo que hace posible reuniones sin distracciones por mala calidad o un sistema no fiable.

"Garantiza una comunicación muy eficiente y nos permite celebrar el mismo tipo de reuniones que tenemos en persona y ahorrar mucho tiempo en viajes. En términos generales, y desde el punto de vista de la sostenibilidad, es una opción mucho mejor. Consiguientemente, ahora solemos preferir las videoconferencias", añade Pierre Ducrey.

"Nos permiten mantenernos en contacto con todos los Comités organizadores del mundo."

 

El sistema estándar incluye la conexión de seis centros, con la opción de ampliación a diez con una licencia. Los grupos pueden conectarse como en un sistema de conferencia telefónica, con la mayor flexibilidad y utilidad asociadas a la incorporación de vídeo de alta definición.

"Hemos trabajado también con los diferentes Comités organizadores de los Juegos Olímpicos en la instalación del sistema de Panasonic en sus oficinas, lo que representa un plus adicional para nuestras operaciones, ya que facilita definitivamente los intercambios y nuestra carga de trabajo", precisa Michelle Lemaitre, directora de sostenibilidad del COI.

"Pero no es bueno solo para los Juegos Olímpicos en sí, sino también para el departamento de recursos humanos, que lo utiliza para comunicarse con candidatos potenciales. Los Servicios de Radiodifusión de los Juegos Olímpicos también lo utilizan en su delegación de Madrid, por lo que se usa en toda la organización."

"Es muy sencillo, nada complicado, y no lleva mucho tiempo iniciar una reunión, por lo que el COI está haciendo todo lo posible para facilitar al uso de esta tecnología."

"Hemos pasado de una llamada de conferencia a una videollamada. Consideramos que es un paso adelante, que queremos dar allí donde podamos."