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Lista de comprobación del nuevo sistema telefónico

 

¿Está pensando en cambiar el sistema telefónico de su oficina?

 
A continuación, le presentamos algunas consideraciones que esperamos le faciliten el camino. Si prepara las respuestas a las siguientes preguntas, debería resultarle mucho más fácil elegir un sistema que se adapte a sus exigencias.
 
En primer lugar, examine su entorno y haga un análisis rápido de su sistema telefónico actual:
 
• ¿Cuántos teléfonos necesita?
 
• ¿Cuánto personal necesitará dentro de 1 a 3 años?
 
• ¿Cuántos usuarios es probable que utilicen el teléfono simultáneamente?
 
• ¿Puede identificar los aspectos de su sistema existente que le gustaría mejorar?
 
Las respuestas a estas preguntas deberían darle una idea de cuántas líneas externas e internas (extensiones) necesita, así como de las funciones que echa en falta. 
Considere ahora las llamadas externas y haga otro análisis rápido:
 
• ¿Tiene más de una oficina? En tal caso, ¿cuántas de las llamadas son entre oficinas?
 
• ¿Hace llamadas internacionales? ¿Cuántas?
 
Las respuestas le darán una idea de cómo gestionar las llamadas externas. En otras palabras, qué tipo de líneas necesita. Podría ahorrar costes si decide redireccionar algunas llamadas a través de una red IP, como Internet o la red PSNT tradicional.
También será útil analizar los sistemas de TI existentes. Podría aprovechar su infraestructura de TI para ahorrar dinero y mejorar la funcionalidad del sistema telefónico. Intente recopilar la información siguiente:
 
• ¿Qué tipo de cableado hay instalado en la red?
 
• ¿Llega el cableado a todos los escritorios?
 
• ¿Admiten los conmutadores de red alimentación por Ethernet?
 
La infraestructura de TI le dará una idea de la posibilidad de utilizar extensiones telefónicas IP en la red, lo que podría suponer un ahorro en costes de cableado y simplificar la instalación.
Dedique algún tiempo a investigar qué funciones de telefonía pueden aportarle mayores ventajas. Al hacer esto, piense en cómo trabajan las personas en su organización.
 
• ¿Necesitan estar en movimiento en el interior de las instalaciones?
 
• ¿Pasan mucho tiempo alejados de sus mesas de trabajo?
 
• ¿Trabajan algunos desde sus casas o hay personal de campo?
 
• ¿Utiliza aplicaciones informáticas para almacenar información de contacto?
 
• ¿Cuenta con grupos de personas que se ocupan de las llamadas entrantes?
 
• ¿Tiene alguno de los usuario requisitos "especiales", como recepcionistas, supervisores del centro de llamadas o personal que trabaja en condiciones adversas?
 
Las respuestas a estas preguntas le proporcionarán información sobre la funcionalidad de las aplicaciones y terminales que necesita, incluidas aplicaciones de CTI, sistemas de buzón de voz y módulos de teclas programables. A la hora de seleccionar una plataforma PBX, debe tener en consideración estos criterios desde el primer momento, no como algo complementario, a fin de lograr una integración y facilidad de uso óptimas.
 
Por último, no olvide tener en cuenta los requisitos de instalación y mantenimiento.
 
Soluciones:
Probablemente cuente ahora con amplia información acerca del sistema actual y de algunos de los requisitos que plantea el nuevo sistema. Aquí se tratan algunas áreas tecnológicas que pueden aportar ventajas a su empresa.
 
Múltiples oficinas:
Si su organización tiene más de una sede, considere la posibilidad de ahorrar costes redireccionando las llamadas entre oficinas por medio de una VPN (red privada virtual) en Internet, en lugar de la red PSTN.
 
Esto puede representar una ventaja especialmente importante, si cuenta con oficinas en distintos países. Para ello, podría ser necesario instalar líneas VOIP.
 
Trabajadores móviles:
Si el personal está continuamente en movimiento por las instalaciones y necesita mantenerse en contacto, los terminales inalámbricos DECT podrían ser de gran ayuda.
 
Los sistemas DECT para empresa más modernos ofrecen todas las ventajas de los teléfonos de escritorio conectados a una PBX, permitiendo acceder a los buzones de voz y posibilitando la transferencia de llamadas mientras se encuentra alejado de su mesa de trabajo.
 
Integración de telefonía en equipo informático (CTI)
Si su empresa utiliza algún paquete de gestión de relaciones con clientes (CRM) o un gestor de contactos informatizado, a menudo podrá simplificar las tareas conectando el teléfono a la aplicación informática.
 
De este modo, las llamadas podrán hacerse directamente desde la aplicación elegida, con lo que se obvia la necesidad de almacenar los números en dos sitios diferentes y se agiliza la búsqueda de contactos y la realización de llamadas por medio de funciones de "clic para marcar".
 
Lo anteriormente expuesto debería servirle para empezar con buen pie la elaboración de una "lista de requisitos" fundamentales y ponerle en buen camino en la búsqueda de posibles soluciones.